1.筹备委员会

分设文件组、会务组、法务组、宣传组、后勤组。

文件组：统筹协调、文件起草；编写《会议手册》、对接主管单位。

会务组：场地布置、物资采购；定制桌签、调试投票系统。

法务组：合规审查、风险防控；审核发言稿、监督选举程序。

宣传组：媒体联络、影像记录；制作宣传片、安排直播推流。

后勤组：交通食宿、应急保障；完成机动任务。

2.嘉宾邀请

（1）登记机关代表（必邀，需发正式函件）；

（2）业务主管单位领导（座位主宾席）；

（3）发起单位代表、顾问、媒体记者等相关合作单位。

登记机关代表：会前10天，正式公函+电话确认

业务主管单位领导：会前7天，专人上门递送邀请函

发起单位代：会前3天，邮件+微信群通知

媒体记者 会前5天，媒体通稿+采访须知

1.签到表；

2.选票（编号+盖章）；

3.会议记录本；

4.表决结果统计表；

5.会议手册；[会议手册目录：会议议程（精确到分钟）、参会人员名单（按单位排序）、候选人简历（附照片）、投票规则说明（图文示例）、会上需要表决的文件（详见沈阳市社会团体成立大会暨第一届会员（会员代表）大会第一次会议规范指引第二部分）、会场平面图（标注卫生间、安全出口）]

6.领导嘉宾名单；

7.主持稿；

8.发言稿；

9.新闻稿。

以上材料需交叉校对审核至少3次。

1.面积要求：根据参会人数确定，建议人均面积不低于1.5㎡（如50人参会，场地需80-100㎡）。

2.空间分区：除主会场外，需规划独立区域用于会前签到、茶歇、领导接待、临时办公（如计票室、文件打印区）。  

3.地理位置：优先选择交通便捷、停车便利、临近地铁/公交站点的公共场馆（如社区活动中心、政府会议厅、合作单位会议室等）。

4.环境要求：安静、通风良好、照明充足，配备消防设施和应急出口。

5.合规性要求：场地须具备消防验收合格证明，提前向民政、公安等部门报备大型群众性活动（如超100人）。  

1.桌椅摆放

（1）主席台：设置1排主桌（供主持人、发起人、嘉宾就座），配备桌签、麦克风、茶水。如主席台不设座席，可只摆放一张主持台供主持人和发言人使用，配备桌签、麦克风、茶水。

主席台设计：

a.背景板：红底白字，标题为“XXXX成立大会”，落款主办单位及日期（建议比例为16:9）；  

b.座位排序：遵循“以中为尊、左高右低”原则，发起人居中，嘉宾按职务高低左右排列。  

（2）参会席：采课桌式布局，确保视线无遮挡；桌面放置议程表、笔、饮用水、桌牌。

领导嘉宾席位：前两排为业务主管单位代表、理事会候选人，桌牌加注职务名称；  

媒体席：单独区域，配备电源插座、网络接口，方便直播及拍摄。

详见《会议座次安排》。

（3）签到区：入口处设置签到台，配备签到表、笔、会议资料袋。

2.硬件设备

（1）基础设备：投影仪、幕布、音响系统、无线话筒（至少2支）、笔记本电脑、翻页笔、拓展坞、U盘；

（2）特殊设备：投票箱（如需现场表决）、直播设备（如需线上同步参会）；

（3）设备调试规范

a.双备份原则：投影仪、话筒、电脑均需备用设备，提前1天完成三次联动测试；  

b.技术保障：安排专人负责设备操控，线上会议需配置独立导播台（切换镜头、管理禁言等）。  

1.法律意识：熟悉《社会团体登记管理条例》，能及时纠正流程违规（如表决人数不足）；

2.应急能力：制定主持词备选方案（如嘉宾迟到、设备故障时的过渡话术）；

3.专业性：熟悉社会组织章程、会议流程及法律法规；

4.身份要求：一般为社会组织秘书长，或由社会组织筹备组核心成员或邀请有公信力的第三方人士（如退休政府干部、行业专家）担任。

1.会前与筹备组对接议程细节，熟悉发言嘉宾及流程；

2.现场把控节奏，引导会议按议程推进；

3.主持表决环节，确保程序合法合规（如宣读投票规则、监督计票）。

4.主持流程环节  

（1）会前预热（开场前10分钟）：  

（2）循环播放社会组织宣传片；  

（3）程序性确认。

a.开场后首先宣布“本次会议应到XX人，实到XX人，符合章程规定的表决人数”；  

b.每项表决前明确“赞成、反对、弃权”规则，宣读计票人、监票人名单。  

详见沈阳市社会团体成立大会暨第一届会员（会员代表）大会第一次会议规范指引（讨论稿）第二部分。

1.签到表（含姓名、单位、联系方式）；

2.会议记录本（专人负责记录，会后归档）；

3.社会组织登记管理机关要求的备案表格。

1.基础物资：桌牌、横幅/背景板（标注会议名称）、文件袋、签字笔、A4纸、透明胶、订书机、投票箱（带锁）；

2.宣传物料：社会组织LOGO贴纸、宣传册（含宗旨、业务范围、发起单位介绍）；

3.技术备用：延长线插座、备用电池、激光笔、打印机、空白U盘、拓展坞；

4.文化标识：定制徽章：刻制社会组织LOGO的胸针，用于会员佩戴。

1.茶歇服务：根据会议时长准备矿泉水、茶点（需符合简约节约原则）；

2.应急预案：医疗急救包、备用会议室联系人、设备故障维修人员电话。

1.成立筹备工作小组，下设会务组、文件组、宣传组、后勤组；  

2.向登记管理机关提交相关报批材料，详见沈阳市社会团体成立大会暨第一届会员（会员代表）大会第一次会议规范指引（讨论稿）第二部分。

1.物品摆放：会议场地桌椅摆放、设备调试、会议材料装袋；

2.彩排：主持人、发言人、监计票人、会务组等筹备组成员

配合主持人进行第一次全流程彩排。

1.签到：核对身份证件，发放不同颜色证件（红牌为领导嘉宾，蓝牌为会员）；  

2.彩排：主持人、发言人、监计票人、会务组等筹备组成员

配合主持人进行第二次全流程彩排；

3.突发预案演练：  

（1）模拟话筒失灵：主持人切换备用设备，技术组5分钟内恢复；  

（2）人员冲突处理：安保人员引导至隔离室，避免影响会议。

详见沈阳市社会团体成立大会暨第一届会员（会员代表）大会第一次会议规范指引（讨论稿）第三部分。

注意事项：

1.发言时长：嘉宾致辞≤8分钟，媒体提问≤3分钟/人；

2.表决间隔：投票环节预留15分钟（防止匆忙计票出错）。

1.档案管理  

社会团体成立大会暨第一届会员（会员代表）大会第一次会议召开后应妥善保管签到表、选举办法、选票、选举结果、会议记录、会议纪要、影像资料等向全体会员公开并接受登记管理机关的监督检查。会议通过的章程、会费标准、负责人等需到登记管理机关备案。

2.宣传矩阵

（1）官方渠道：民政部官网公示+微信公众号推文；  

（2）媒体通稿：提炼“三要素”（成立背景、社会价值、发展计划）。  

1.严禁未经批准提及“中国”“中华”“全国”等字样；  

2.境外嘉宾参与需提前向公安、外事部门报备。  

1.设置新闻发言人，统一对外口径；  

2.实时监测社交媒体，准备舆情回应模板。  

1.会议预算表需公示（含场地、印刷、餐费等明细）；  

2.接受监事会对支出的全程监督。